Siden Skibet IF lagde en klar strategi for rekruttering af nye frivillige, har flere tilbudt deres hjælp i foreningen. En succesfuld strategi kræver tid og mange kræfter at lave men kan betale sig på længere sigt.

Af Anders Michaelsen, Nikita Fjorback og Simon Jensen

Ideen til denne artikel er opstået på baggrund af et Facebookopslag i gruppen “Flere frivillige i idrætsforeninger”. Et af opslagene har Michelle Ingemann kommenteret.

“Hvordan kan en til flere rekrutteringsstrategier se ud i forbindelse med at få flere inkluderet og aktiveret som frivillige i klubben?” spørger Michelle Ingemann.

Stort set samme spørgsmål stillede Peter Ravn sig, da han overtog formandskabet i Skibet Idrætsforening tilbage i september. Som medlem af foreningen i knap 40 år har han gennem tiden fulgt med i, hvordan klubben har søgt i øst og vest efter frivillige uden at være klar over, hvilke frivillige de allerede havde, og hvilke frivillige de egentlig stod og manglede. Ved første bestyrelsesmøde som nyvalgt formand fremlagde han derfor sin ide om at udtænke og nedskrive en strategi for rekruttering af frivillige.

“Jeg havde gået med idéen i nogle år og tænkt, at der er noget her, der må kunne gøres anderledes. Der var ikke nogen, der lagde en helhjertet indsats i netop at hverve og fastholde frivillige,” siger han.

Men det er der nu. Bestyrelsen har lagt en strategi, der beskriver, hvordan foreningen skal rekruttere, vedholde og værdsætte frivillige hænder med formålet at gøre det mere attraktivt at melde sig som frivillig. Mens dele af strategien stadig er under udarbejdelse, er flere initiativer allerede sat i søen med succes. 

”Vi har faktisk været i en situation, hvor vi har måttet sige nej til folk. Det kom efter, at vi begyndte at lave små jobbeskrivelser til de enkelte opgaver. Det er sådan set ikke rart, og omvendt er det lidt et luksusproblem,” siger Peter Ravn.

Nogle af de initiativer Skibet IF har igangsat, vender vi tilbage til.

Få foreninger har en strategi

Det kan være en god ide at have en plan. Alligevel er det kun otte procent af foreningerne, der i en større undersøgelse fra Idrættens Analyseinstitut i 2012 svarede, at de havde en strategi for rekruttering af frivillige. Og blandt de foreninger, der havde en strategi, havde man sammenlignet med andre foreninger også fået flere frivillige og generelt lettere med rekrutteringen på alle poster.

Men hvorfor har flere så ikke en strategi?

Tid. Eller rettere mangel på samme er forklaringen, hvis man spørger Preben Egeskov, der til dagligt er udviklingskonsulent i DGI, og som blandt andet rådgiver foreninger med at tilrettelægge en frivilligstrategi.

“At få lavet en strategi er jo noget, der tager tid. Og det er ikke altid, man får sat tiden af til at lave sådan en plan. Så handler det mere om, at man måske står og mangler en U12-træner nu og her, og så fokuserer man på det,” siger han.

Og det kan tage tid at lave. For en strategi kan indeholde flere elementer. Alt fra at få et overblik til hvilke opgaver og typer af frivillige man har brug for, til hvordan man vil gribe selve rekrutteringen an, og hvordan man har tænkt sig at holde fast i de frivillige, man har.

Undgå Brugsen ti i fem

I Skibet IF har man i sin strategi blandt andet gjort sig overvejelser om, hvordan man bedst henvender sig til nye frivillige. For ifølge Peter Ravn kan og bør det ikke være hvem som helst, der spørger en potentiel frivillig om hjælp.

”Jeg går meget op i personlige relationer. Lad nu én, der har en god relation til personen, spørge – og så skal man spørge på det rigtige tidspunkt og med en opgave, der passer til vedkommende,” siger han. 

Peter Ravn uddyber, at det rigtige tidspunkt ikke “er i vindfanget oppe i Brugsen klokken ti minutter i fem, lige før man skal handle ind”. Man skal i stedet møde personerne i et miljø og i en kontekst, hvor det giver mening i forhold til det frivillige arbejde.  

”Der, hvor vi har fået flest frivillige, er som regel til vores juletræs- eller byfester. Der, hvor folk er i godt humør, og hvor de kan se, at der er skabt noget – og hvor de kan se, at deres indsats nytter,” siger Skibet IF-formanden. 

Lign ikke nogen, der har tabt 22-2

Som en del af den måde klubben strategisk arbejder med at få flere frivillige og samtidig beholde dem, man allerede har, har foreningen lavet en række korte videoklip på Facebook med klubbens frivillige. Videoerne skal fortælle, hvorfor det er fedt at være frivillig i klubben.

Dermed er det slut med sure opstød på sociale medier, beskeder om mangel på trænere og instruktører samt nedslående opslag om en presset bestyrelse. 

“Der er jo ikke nogen, som synes, det er sjovt at komme ind og hjælpe et udvalg, som ligner nogle, der har tabt 22-2 i håndbold. Få nu den gode historie spredt ud,” lyder Peter Ravns budskab.

Udover at inspirere ikke-frivillige til at tage del i foreningsarbejdet i Skibet IF, er klippene på Facebook også blevet til en slags skulderklap til de nuværende frivillige. Videoerne har fået god respons.

“Vi er begyndt at lave de her små film om vores frivillige, og de får jo sindssygt mange fine kommentarer og likes. Folk udenfor foreningen skal gerne kunne se de her andre glade frivillige,” siger han.

De frivillige ambassadører

I Skibet IF har Peter Ravn og den siddende bestyrelse selv taget initiativet til at lægge en strategi, men skal man som klub eller forening i gang med at lægge en strategi, er det også muligt at få rådgivning hos idrætsforbund- og organisationer som DGI og DBU.

Ofte er det selve rekrutteringen, foreningerne søger hjælp til. Alligevel er det vigtigt for foreningerne at se frivillighed i et større perspektiv, siger udviklingschef hos DBU Sjælland, Simone Deisting Skejø.

“Der er mange ting at overveje i forhold til frivillige – rekruttering er bare én af dem. Hvordan tager man eksempelvis imod nye frivillig, hvordan udnytter man de frivilliges kompetencer, og hvordan siger man farvel til dem. De frivillige er jo stadig ambassadører, når de ikke er der mere.”

Tak er ikke kun et fattigt ord

Ligesom det kan være en god ide at have en plan for, hvordan man siger farvel til sine frivillige, kan det også betale sig at have en plan for, hvordan man beholder dem, man allerede har. 

“Det vigtigste er, at der er et godt miljø. Vi prøver hele tiden at værdsætte de frivillige, og det kan vi sagtens blive bedre til. Bare det at skrive tak har en kæmpestor værdi,” siger Peter Ravn, formand i foreningen. 

For nyligt udsendte han en tak i foreningens nyhedsbrev til klubbens juletræsudvalg, som havde stået for at arrangere nisseløb, lodtrækning og julebanko.

“Så sent som i går mødte jeg en af dem fra udvalget oppe i Rema, som sagde “Hvor var det bare fedt, at du lige nævnte os i nyhedsbrevet. Det var rart, at du også har set, at vi har lagt meget arbejde i det”. Så det tror jeg er vigtigt,” siger han.

Skibet IF-formanden fortæller endvidere, at foreningen tilbyder godtgørelse, en træningsdragt, kurser, uddannelse og rabatordninger ved diverse samarbejdspartnere. Alt sammen er det en del af strategien om at påskønne de frivilliges arbejde – og motivere dem til at fortsætte med at yde en helhjertet indsats. 

“Man kan sige, at det er vigtigt, at vi rekrutterer, men det er mindst lige så vigtigt, at vi vedholder dem, som vi har. Det skal være rart at være der, og man skal føle, at man får noget med derfra,” siger Peter Ravn.

Slib saven

I DGI og DBU er man klar over, at det kan virke uoverskueligt og tidskrævende for foreningerne at lægge en strategi eller at søge hjælp til at udarbejde en strategi. Ifølge udviklingskonsulent i DGI Preben Egeskov, kan det dog være en god ide at tage sig tiden til at lægge en strategi og “slibe saven”:

“Det kan minde lidt om forfatteren Stephen Covey’s fortælling om manden, som saver brænde og kæmper med en sløv sav, så sveden springer, og når der så kommer en forbi og spørger, om han ikke skal have slebet saven, svarer han, at det har han ikke tid til,” siger han og slutter:

“Vi er nødt til at tage os tiden til nogle ting, fordi det, der kommer ud i den anden ende, gør det bare nemmere at være foreningsleder”.